A participação dos seus colaboradores em redes sociais é vista como um grande risco tanto por organizações públicas como por empresas privadas. Os três riscos geralmente identificados, também aplicados à utilização de ferramentas sociais (e.g. wikis, blogs, chats) no seio da própria organização entre colegas, são:

1. o tempo desperdiçado nessa actividade em horário de trabalho

2. a transmissão, mesmo que involuntária, de informação privada e confidencial da organização

3. danos à imagem da organização devido ao comportamento dos seus colaboradores nessas plataformas públicas.

O primeiro risco é algo que as organizações podem eliminar através da proibição do uso de ferramentas sociais em sites públicos e da não criação / instalação dessas ferramentas dentro da rede informática da organização. Infelizmente, ao eliminar esse risco, estão também a eliminar a possibilidade de beneficiarem de tudo o que de bom a participação nessas redes e a utilização dessas ferramentas pode trazer (ver aqui, aqui e aqui).

O segundo e terceiro riscos, infelizmente, não podem ser eliminados pois as organizações não podem proibir os seus colaboradores de utilizarem as ferramentas no seu tempo livre.

Assim, e ao invés de tentarem eliminar o risco, seria mais inteligente as organizações pensarem na melhor forma de gerir esse risco. E isso inclui encontrar formas de o minimizar.

Uma forma de o fazer é através da criação de guidelines – princípios orientadores e não regras – para utilização dessas ferramentas dentro e fora da organização.

Os princípios orientadores não variam muito de organização para organização. No entanto, a linguagem usada e a ênfase dada a determinados pontos dependerá de acordo com o tipo de organização e de se se tratarem de princípios orientadores para ferramentas específicas ou genéricas, e de ferramentas internas ou públicas.

Assim, e também por uma questão de buy-in dos colaboradores, concordo inteiramente com Patricia Yoshioka da Daiichi Sankyo Brasil que, num comentário no fórum da SBGC defende o envolvimento dos colaboradores na definição e redacção desses princípios orientadores.

Mas porque é sempre bom olhar para o que outros já fizeram e obter alguma inspiração, fica aqui uma pequena lista de princípios orientadores produzidos por alguns sites e organizações.

IBM Social Computing Guidelines

Sun Microsystems Communities: Sun Guidelines on Public Discourse

Wiki guidelines da Libsuccess

Microsoft Office Live Small Business Community: Code of Conduct

Sony Ericsson Developer World

No caso destas últimas, e para o caso de não quererem ouvir o vídeo na íntegra, aqui ficam por escrito:

1. Respeite a opinião dos outros

2. Seja responsável

3. Respeite o tópico

4. Use senso comum

5. Escreva em inglês

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Mais uma vez, Ana Neves faando sobre os relacionamentos sociais e suas influências às organizações

No seu blog, Fernando Viberti escreveu ontem um post sobre “Como elaborar uma política de mídias sociais para sua empresa”.O post é relevante mas fica a impressão de que são misturados dois aspectos diferentes da utilização de ferramentas sociais. Aspectos esses que são frequentemente confundidos pelas organizações e que, por isso, considero merecerem alguma atenção.As ferramentas sociais no contexto das organizações podem ser vistas de duas formas: a forma como são utilizadas dentro da firewall para, por exemplo, melhorar a comunicação e a colaboração ler aqui alguns exemplos e aqui algumas razões para o fazer a forma como os colaboradores da organização as utilizam em sites públicos.O segundo ponto é, sem dúvida, o mais popular neste momento. É também algo que muito assusta as organizações que temem o impacto que o comportamento dos seus colaboradores possa ter na imagem da organização e, principalmente, que receiam que os seus colaboradores possam divulgar, conscientemente ou não, informação confidencial de negócio.É com vista a reduzir os riscos associados à participação dos seus colaboradores nestes sites que muitas organizações têm vindo a publicar guidelines veja um outro texto meu sobre o assunto e não perca o site que o Fernando Viberti partilhou e onde pode encontrar muitos exemplos de guidelines.Mas se o post do Viberti termina no tópico das guidelines e da governação ou tentativa de governação da utilização de sites sociais públicos pelos seus colaboradores, ele começa falando da utilização interna das ferramentas sociais.Viberti diz que “uma das razões para a implentação da web 2.0 fracassar nas empresas … é o excesso de restrições”. Ora eu não podia concordar mais com isso. Não é a única razão mas é uma das principais.O excesso de restrições é, de facto, uma razão para a fraca adopção de ferramentas sociais nalgumas organizações que apostam na utilização desse tipo de ferramentas, internamente, para melhoria dos seus processos de conhecimento. No entanto, essa razão pouco se aplica à utilização de ferramentas sociais públicas.Várias organizações têm vindo a explorar ferramentas sociais internamente. Porém, e apesar da abertura à tecnologia, as organizações têm, na sua maioria, resistido à mudança de atitudes e processos que têm de acompanhar a utilização destas ferramentas.Gostam do facto de que as pessoas podem contribuir para um wiki mas querem manter áreas privadas muitas! e querem garantir que o conteúdo é aprovado por uma equipa editorial. E lá se perdem alguns dos grandes benefícios dos wikis…Acham que uma ferramenta de mensagens instantâneas pode acelerar a comunicação entre colegas, mas não querem que as pessoas falem de mais nada se não assuntos de trabalho. E lá se perde a oportunidade de deixar que as pessoas descontraiam e se sintam confortáveis a utilizar aquele canal…As ferramentas sociais são o futuro da comunicação e colaboração nas organizações, não só internamente entre os seus colaboradores mas também entre os seus colaboradores e o resto do mercado clientes, parceiros, concorrentes, etc.. No entanto, e mais uma vez, não basta instalar a tecnologia, é preciso adequar os processos e a postura organizacionais, e atentar aos aspectos de governação relevantes.

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